I år var det Italien som hade värdskapet och konferensen var förlagd till huvudstaden Rom . Rom med dess historia, vackra arkitektur och rika kaféliv på alla piazzor brukar vara det som lockar extra mycket folk till konferensen. Jag såg framför mig att få sitta med en perfekt balanserad espresso på ett mysigt litet kafé i någon gränd, efter en heldag med intressanta EMC föredrag, och knapra på en italiensk mandelskorpa. Dessa konferenser är inte bara en möjlighet att få ta till sig ny kunskap eller knyta viktiga kontakter för din egen verksamhet här hemma i Sverige. De är också en möjlighet att få se och uppleva andra kulturer. Att få byta ut labbet eller kontorsplatsen under några få dagar till en helt ny omgivning är något som vi alla mår bra av och kan ha att se fram emot i vår vardag.

Dessvärre dök det i början på året upp ett virus som fick namnet COVID-19 som började sprida sig i rask takt över världen. Det var nog ingen som insåg vilken omfattning och påverkan det skulle ha på våra liv. In i det längsta hoppades alla på att det skulle försvinna eller minska efter våren/sommaren som vanliga förkylningar brukar göra, och att vi efter sommaren kunde återgå till normal verksamhet och ett liv utan en massa restriktioner. Men som ni alla vet blev det inte den utvecklingen. Det blev istället värre. De italienska arrangörerna av EMC Europe blev tvungna att ställa in konferensen på plats i Rom och försöka genomföra den i digital form istället. Då det var kort om tid kvar var det en kamp mot klockan att få till detta. Men genom att senarelägga konferensen någon vecka lyckades man.

Hur var då detta virtuella substitut gentemot en traditionell fysisk konferens som vi är vana vid? Jag och mina kollegor som deltog kan göra några reflektioner. Genomgående var det en hög teknisk standard på bidrag och papper som presenterades, och en bra mix mellan olika delområden inom EMC som vi förväntat oss. Anmälningsproceduren till konferensen funkade också relativt smärtfritt då det nu ges möjlighet att betala med kreditkort och inte som förr då det var krav på banköverföring. Webbgränssnittet för anmälan är gammalt men fungerar. Det känns dock inte riktigt modernt och skulle behöva en uppfräschning.

När väl konferensen startade möttes vi av betydligt bättre webbupplevelse än anmälningsproceduren. Jag hörde att de italienska arrangörerna hade tagit hjälp av ett professionellt bolag som specialiserat sig kring sådan här webevent. Det var nog ett klokt beslut. Det är tillräckligt med jobb att organisera konferensen, och att då låta proffs sköta tekniken så att allt flyter på är viktigt för att det skall bli en bra upplevelse. Det var förvånansvärt lite strul med tekniken, någon enstaka som hade något problem när deras tid för sändning blev överskriden.

De flesta presentationerna (om inte alla) var inspelade i förväg och spelades upp som websända filmer. Sedan lade man oftast till en livesändning efter presentationen där deltagare kunde ”räcka upp handen” och ställa frågor till författarna/presentatörerna. Det fanns också en möjlighet att ställa frågor via chattfunktion. Detta gjorde att tidschemat hölls väldigt bra och att det blev ett bra flyt i presentationerna. På det stora hela blev det väldigt tidseffektivt.

En annan fördel med att sitta hemma på distans var att man kunde vara väldigt effektiv. Man slipper resorna som oftast kostar minst två dagar och man kan välja att gå på bara det som är intressant för en själv och behöver inte fylla ut tiden med att lyssna på något föredrag bara för att tiden skall gå. Det öppnar också för möjligheten att kunna utföra sitt ordinarie jobb emellan de olika presentationerna man valt att medverka på.

Vad är då nackdelen med en virtuell konferens jämför att vara på plats fysiskt? Jag har redan berört lite av detta i inledningen på denna artikel. Det handlar mycket om att knyta kontakter och få ett större utbyte av presentationerna. Det är snudd på omöjligt via virtuellt uppkopplad miljö att kunna knyta kontakter i någon större utsträckning. Behållningen från presentationerna blir också begränsad jämfört med de fysiska tillfällena. Frågestunderna blir väldigt formella och oftast handlar det om korta frågor som kan ställas och besvaras. Att hinna formulera sin fråga i en chatt är alldeles för tidspressat så oftast avstår man. Fysiskt på plats har man möjlighet att ha en djupare diskussion med författaren eller presentatören, och därmed få ett större utbyte och möjlighet att få personliga kontakter som är värdefulla för ditt vidare arbete.

Att träffa gamla vänner och bekanta inom EMC världen och att skapa nya kontaktnät fungerar bara om det är en fysisk konferens. En väldigt viktig del är även de sociala tillställningarna, ofta kvällstid, som hålls i samband med konferensen. Det ger en möjlighet att premiera och lyfta fram viktiga insatser som görs av individer eller organisationer inom EMC världen. Det skapar en sammanhållning och tillhörighet som går över landsgränser och kan sporra många att utveckla sig själva och teknologin inom EMC. Trenden runt om i världen går mot ett mer nationalistiskt tänkande och att stänga ute omvärlden, och hellre se om sitt eget hus än att samarbeta för att lösa framtidens problem. Därför spelar de fysiska konferenserna en viktig roll att motverka detta och istället skapa en arena för samarbete och samförstånd. Tills sist kan man konstatera att vetenskapen inte gjort det möjligt för mig att på den virtuella konferensen få min goda italienska espresso med tillhörande mandelskorpa samtidigt med sinnesintrycken från en gränd i Rom.